Word jij onze nieuwe officemanager met communicatie-affiniteit?

Ben jij een officemanager die snel schakelt tussen verschillende werkzaamheden? Weet jij een team te ontzorgen en houd je daarbij het overzicht? Ben je iemand die faciliteert en organiseert? Ben je sterk in redactiewerk en heb je interesse in webbeheer? Dan zoeken wij jou!

Mura Zorgadvies helpt (eerstelijns) zorgverleners die vernieuwing en verbetering in de zorg willen realiseren. Onze adviseurs zijn verbindend, vindingrijk en voortvarend. Ons doel: betere zorg en gezondheid voor de inwoners in onze regio. Wij zoeken een officemanager met communicatie-affiniteit voor 24 uur per week.

Wat ga je doen?

Als officemanager werk je samen met collega’s en (eerstelijns) zorgverleners en andere partijen uit zorg, welzijn en lokale overheden samen aan duurzame oplossingen voor zorg en gezondheid.

Je zult verschillende rollen vervullen, van secretaresse, facilitair coördinator en hr-medewerker tot receptionist. Daarnaast ondersteun je onze communicatieadviseur, zowel inhoudelijk als technisch, in redactiewerkzaamheden en webbeheer.

Ben jij de enthousiaste officemanager met communicatie-affiniteit die wij zoeken?

Je bent communicatief sterk en kan goed samenwerken. Je ziet wat er moet gebeuren en je handelt daar ook naar. Ontzorgen is jouw primaire focus. Je houdt het overzicht op een grote verscheidenheid aan taken en activiteiten en weet pieken en dalen in drukte slim te organiseren. Je kunt prioriteren en voelt je verantwoordelijk voor wat je doet. En daarnaast ben je vrolijk en sociaal, ondernemend en kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie.

Wat zijn je werkzaamheden?

• Officemanagement, zoals: beantwoorden van de telefoon, ontvangen van gasten, catering, afhandelen van de post, voorraadbeheer;
• Beheer van de agenda van de directeur-bestuurders, bewaken van de uitvoering van afspraken en bepalen van de urgentie van verzoeken;
• Raad van Toezicht: je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van werkzaamheden naar aanleiding van overleg met de Raad van Toezicht;
• Het ondersteunen van adviseurs met administratieve werkzaamheden, zoals controle van rapportages en het inplannen van complexe afspraken;
• Als spin in het web zorg je voor de informele teammomentjes, zoals jubilea en cadeautjes;
• Contactpersoon voor de externe IT dienstverlener en verantwoordelijk voor de ICT richtlijnen, procedures, handleidingen en je waakt over de implementatie en naleving ervan;
• Operationele HR-werkzaamheden, zoals; ziekmeldingen, contractbeheer, administratieve ondersteuning bij POP- en beoordelingscyclus, ouderschapsverlof, naleving arbo-wetgeving, aanspreekpunt voor HR-vragen uit de organisatie;
• Ondersteunen van de communicatieadviseur in redactiewerkzaamheden en beheer van de website, zoals het plaatsen van nieuwsberichten en beheer van bijeenkomsten;
• Onderhouden van het organisatiehandboek en huishoudelijk reglement met werkprocessen en afspraken en regie voeren op de risico- inventarisatie en evaluatie (RIE);
• Onderhouden en beheren van de verzekeringen-portefeuille;
• Het toezicht houden op het AVG-beleid het coördineren van de onboarding van nieuwe medewerkers.

Wat heb je daarvoor nodig?

De belangrijkste eigenschappen/vaardigheden voor een goede officemanager?

• Plannen en organiseren: je hebt en bewaakt het overzicht, komt afspraken na en zorgt dat anderen dat ook doen. Je kunt voor je eigen werk goed prioriteiten bepalen.
• Samenwerken: als officemanager draait je werk om het ondersteunen van de adviseurs bij Mura. Je anticipeert op behoeften van je collega adviseurs en externe klanten en geeft hoge prioriteit aan servicebereidheid en klanttevredenheid.
• Nauwkeurig werken: je werkt precies en nauwgezet en ziet niet snel iets over het hoofd.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie: je communiceert helder en duidelijk, zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.
• Flexibiliteit: je takenpakket als officemanager is heel divers. Je kunt snel schakelen op een werkdag, zonder het overzicht te verliezen.
• Pro-activiteit: je signaleert waar kansen liggen om je expertise in te zetten in een project en geeft dit aan bij de adviseur.

Je beschikt daarvoor over:

• Een mbo of hbo opleiding officemanagement;
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring als officemanager, bij voorkeur in een kleinere setting;
• Aantoonbare ervaring of affiniteit met de (eerstelijns) zorg;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Uitstekende beheersing van MS Office (Word, Excel, Outlook, OneNote, MS Teams);
• Aantoonbare ervaring met HR-werkzaamheden;
• Ervaring met WordPress, SEO, Google Analytics en MailChimp is een pré of je hebt interesse hierin iets te leren.

Wie zijn wij?

Mura Zorgadvies is een onafhankelijk adviesbureau zonder winstoogmerk. Mura Zorgadvies is de regionale ondersteuningsstructuur (ROS) in de regio Gelderse Vallei, Gelders Rivierenland en de gemeente Zaltbommel. We werken aan versnelling, vernieuwing en verbetering binnen én buiten de zorg. Dat doen we met een klein en informeel team van veertien collega’s. Goede zorg maken we samen!

Wat bieden wij?

Bij Mura Zorgadvies vind je een afwisselende baan in een informele en innovatieve adviesorganisatie. Het gaat in eerste instantie om een vacature met een contract voor 24 uur per week, voor een periode van een jaar, met de intentie tot een vaste aanstelling. De inschaling is afhankelijk van ervaring en vindt plaats in schaal 6 van de CAO Huisartsenzorg.

Enthousiast?

Voor meer informatie over de functie kun je bellen met Eefje de Bruijne (06 – 57 13 04 09).

Ben jij de kandidaat die we zoeken? Wij ontvangen je motivatiebrief en cv graag voor 5 januari 2024 per email via info@mura.nl. De eerste gesprekken zijn gepland op vrijdag 12 januari.