Zo vang je die tijdvreters en kom je aan werken toe (in de zorg)!
Altijd maar bezig met brandjes blussen? Jezelf bewust worden van de oorzaken van tijdsdruk is een eerste stap voor het verminderen ervan. In dit artikel deelt collega Anne-Marie Winkelman hoe je met je team in gesprek kunt gaan over tijd(sdruk) zodat jullie samen de pyromaan kunnen opsporen én aanpakken! Het vierde artikel in de reeks met de lessen uit ons congres ‘Tijd voor Zorg? Zorg voor tijd!’
Druk of te druk?
Werkdruk is iets anders dan het druk hebben op het werk, dat mag duidelijk zijn. Er is sprake van een ongezonde werkdruk als er een (structurele) disbalans is tussen wat er van iemand wordt verwacht op het werk en wat hij of zij kan doen. Werkdruk is de wisselwerking tussen de werkomstandigheden en de eisen die aan je gesteld worden. Wanneer je werkdruk ervaart, voel je je misschien geïrriteerd, gestrest of moe. Een beetje werkdruk kan ook goed zijn: het stimuleert en motiveert je en kan zelfs je concentratie en productiviteit verhogen.
De juiste dingen doen
De meeste medewerkers hebben geen scholing gehad in timemanagement of het maken van keuzes in geval van tijdsdruk. Goed met je tijd omgaan en rust houden in je werk, zijn wel vaardigheden die te leren zijn. In de tijd van nu zijn ze hard nodig, want er zal inderdaad ook met minder zorgtijd en minder medewerkers, meer gedaan moeten worden. En dat vraagt om keuzes maken, je kunt je tijd tenslotte maar één keer besteden. De juiste dingen doen dus! En de ‘bijzaken’, die vaak ook nog eens veel tijd en energie vragen, laten voor wat ze zijn. Ofwel: Tijdvreters vangen en bewust negeren. Onder tijdvreters verstaan we routines en activiteiten die onnodig veel tijd kosten, terwijl zij minder belangrijk zijn voor de kern van het werk (zorg en aandacht cliënten).
“Maak ik me druk, of ben ik druk?”, aldus een zorgverlener in de zaal
Wat zijn tijdvreters voor jou?
Tijdens het congres vroegen we de aanwezige zorgprofessionals om hun tijdvreters te benoemen. Een bloemlezing:
Iedere week bestellingen doen, bij inloggen wachtwoorden kwijt en moeten opzoeken, administratief werk, wachten op informatie van anderen, wachten op systeem dat laadt, twee systemen met dubbele dossiers, dubbelop doen, spoedtelefoontjes, sociale media moeten bijhouden met juiste info…
Komt dat jou ook bekend voor?
Stappenplan om tijdvreters op te sporen in jouw team
Je zult merken dat er veel zaken zijn die je anders kunt aanpakken, alleen moeten jij en je team eerst in beeld hebben waar de grote tijdvreters zitten. En waar je zelf invloed op kunt uitoefenen of wat nou een maal een gegeven is waarmee je slim moet leren omgaan. De cirkel van invloed kan je helpen om meer inzicht te krijgen en te kijken hoe je er anders mee kan omgaan. Bijvoorbeeld ‘telefoondruk’: dat is een gegeven, mensen bellen toch dus het ligt buiten je invloed. Maar kun je er ook anders mee omgaan?
Deze zes stappen helpen je de tijdvreters op te sporen én aan te pakken, dat gaat tijdwinst opleveren:
Stap 1: Creëer goede gespreksvoorwaarden
Stap 2: Creëer inzicht
Stap 3: Soorteer en beoordeel taken
Stap 4: Overeenkomsten en prioriteiten
Stap 5: Oplossingenbrainstorm
Stap 6: Run the experiment!
Hoe je de stappen uitvoert, lees je in dit stappenplan.
Door deze stappen met je team te doorlopen zul je zien dat er nieuwe manieren van werken ontstaan. Werkwijzen die je meer tijd en werkplezier gaan opleveren, neem dat van ons aan. Wat ga jij morgen anders doen?
Meer informatie of aan de slag?
Ben jij ook geïnspireerd geraakt de tijdsdruk in je werk aan te pakken? Of kun je er nog wel wat (concrete) hulp bij gebruiken? Neem contact op met Anne-Marie Winkelman of Esmee Boerstal.
Dit was het vierde artikel binnen het thema ‘Tijd voor zorg’, lees ook de andere artikelen: