Slimmer samenwerken? Wij hebben vijf tips voor je!
Slimmer samenwerken, hoe doe je dat? Om antwoord te krijgen op deze vraag gingen onze adviseurs Suzan en Esmee naar het Kick-start event van YouFacilitate in Utrecht. Wil je ook weten hoe je simpele trucs kunt toepassen, om samenwerking te versoepelen? En hoe je met een groep vlotter tot de kern komt? Dan hebben wij vijf handige tips voor groeps- en procesbegeleiding voor je.
Tip 1: Het belang van een goede start
Kennismaken is een essentieel onderdeel van samenwerken, maar tijdens een (eerste) bijeenkomst met veel deelnemers is dat soms (te) tijdrovend. Een suggestie om toch een goede start te maken is om de groepsleden ieder met drie mensen te laten kennismaken. Hierdoor geeft je brein het signaal ‘dit is goed volk’ af, waarna men meer constructief met elkaar aan de slag gaat!
Tip 2: Breng de huidige situatie in kaart
Besteed tijd aan het in kaart brengen van de huidige situatie zonder in probleem-denken te blijven hangen. Vraag, verdiep, doorgrond en analyseer. Vervolgens kom je eenvoudiger bij de échte oplossing.
Tip 3: Doe eens iets anders
Einstein wist het al: “Insanity: doing the same thing over and over again and expecting different results”. Wanneer niemand de acties die voortkomen uit een overleg oppakt, stop er dan mee deze te maken. En doe niet meer van hetzelfde, maar doe eens iets anders!
Tip 4: Zorg voor heldere kleuren
Wat gebeurt er als je alle kleuren met elkaar mengt? Dan krijg je een troebele bruine kleur. Dat gebeurt ook vaak in vergaderingen. Iemand stelt een vraag, er volgt een reactie, een tip, een verhelderende vraag of een opmerking over een gerelateerd, maar nét even ander onderwerp. Hiermee ontstaat een weinig efficiënte discussie. Hoe zorg je nu voor heldere kleuren? Deze stappen helpen daarbij:
1) de vraagsteller formuleert zijn vraag helder en geeft een toelichting zonder onderbrekingen van anderen;
2) iedereen schrijft zijn gedachten, ideeën, vragen, associaties over deze vraag op;
3) iedereen licht (zonder onderbrekingen) zijn gedachten toe, de vraagsteller noteert de voor hem/haar relevante suggesties;
4) de vraagsteller geeft aan waarop hij/zij wil doorpraten. Hieruit vloeit een resultaatgerichte en passende dialoog. Bij deze dialoog staat ‘dubbele vrijheid’ centraal: alle feedback mag gegeven worden en de vraagsteller mag alle adviezen naast zich neer leggen.
Tip 5: Het einde
Aan alles komt een eind, ook aan een vergadering of bijeenkomst. Wil je je stembanden sparen om de aandacht weer terug te krijgen? Dat gaat gemakkelijker door een alternatief geluid dan stemgeluid in te zetten, bijvoorbeeld in je handen te klappen of een belletje te laten horen.
Dit is slechts een handjevol praktische tips die je helpen bij procesbegeleiding. Adviseurs bij Mura faciliteren partijen om tot doelgerichte oplossingen te komen. Faciliteren betekent ‘het gemakkelijk maken van…’ en dat doen wij graag in ons dagelijks werk om de zorg te verbeteren! Kunnen we jouw werk ook vergemakkelijken of je bijeenkomsten soepeler laten lopen? Neem contact op met één van onze adviseurs en we bespreken graag hoe we je kunnen helpen!