Samen door één digitale deur: laat deep democracy voor je werken

Hoe hou je digitaal werken menselijk nu we veel online samenwerken? Is deze coronaperiode als een reis of vakantie waarin we straks teruggaan naar ons oude normaal? Of als een transformatie waarna we de dingen anders aanpakken in het nieuwe normaal? En hoe dan? Vragen die naar voren kwamen in het inspirerende online congres over Deep Democracy. We delen een aantal handige inzichten.

Deep democracy, wat is dat? Door tijdens je proces zoveel mogelijk (onbewuste) informatie, meningen en netwerken tussen mensen zichtbaar en hanteerbaar te maken én te benutten, kom je tot (meer) inclusieve besluitvorming. Alle meningen tellen! Ja, daar horen ook tegenstellingen en botsende meningen bij en die worden in dialoog met elkaar onderzocht. Het uitgangspunt: we gaan de (digitale) deur pas uit als we iets hebben gevonden waar iedereen zich in kan vinden! Maar hoe doe je dat online, als er toch meer afstand is en minder non-verbale communicatie? Hoe voorkom je dat steeds dezelfde mensen het woord voeren? Verschillende tips en tools kunnen hierbij helpen. Hieronder een paar (online) opties uitgelicht*.

Digitaal de stemming zetten

Als je elkaar digitaal ontmoet zijn er andere dingen waar je rekening mee moet houden om prettig te kunnen werken in een fijne sfeer. Reken bijvoorbeeld ‘reistijd’ tussen de online meetings, waarin je het scherm even verlaat en in beweging komt. Of gebruik een wachtkamer, waar je iedereen één voor één binnen laat en persoonlijk verwelkomt, zoals handen schudden bij de deur. Breng sfeer door een muziekje aan te zetten. Zet je camera aan, want in een fysieke vergadering zit je ook niet onder de tafel. Non-verbale communicatie is online lastiger te duiden en daarom is het essentieel dat je leert expliciet te zeggen wat je denkt én voelt.

Online debatteren kun je leren

Wat dacht je van de kampvuurgesprekken? In deze gesprekken is er aandacht voor verhalen, voor luisteren en vertellen, voor het gesprek, jezelf en de ander(en). Iets ontstaat en dooft uit of vlamt op. Dit in tegenstelling tot de bulletpoint meetings waar taakgericht acties afgewerkt worden. Deze laatste kunnen prima en erg effectief online. Om ook een ‘kampvuurgesprek’ goed vorm te geven zijn verschillende hulpmiddelen mogelijk, zoals een check-in om het kampvuur aan te steken, de inbreng van de chief, de talking stick, in debat gaan en de speech. Best een uitdaging om dat digitaal te doen! Aandacht voor psychologische veiligheid, digitale etiquette, check-in, check-out, online debat en besluitvorming zijn hierbij essentieel.

Avatars

Er zijn ook tal van online activiteiten te bedenken om de organisatiecultuur te versterken. Zo hielden we bij Mura afgelopen week een quiz met babyfoto’s van collega’s: wie is wie? Denk ook aan wilde-ideeënsessies, het opzetten van een boekenclub of maak gebruik van virtuele gametechniek waarin iedereen bijvoorbeeld met een eigen avatar zich door de online gebouwen en sessies beweegt (zie bijvoorbeeld: supplychainmagazine.nl/workshop-in-3d-wereld-slaat-aan-bij-supply-chain-professionals/).

Meer weten?

Meer weten over hoe je digitaal nog beter kunt samenwerken? Bij Mura is samenwerken core business en we weten steeds beter hoe dat ook online goed kan. Wil je dat we eens met je meedenken of een bijeenkomst voor je faciliteren? Neem dan gerust contact met ons op!

* Bron: boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’, Jitske Kramer en het Deep Democracy Event, 29 januari 2021