Blog: Tien praktische tips voor de online voorzitter

Door: Esmee Peters

In juni deelde collega Anneke Jansen in dit blog negen tips voor energieke online sessies. Dit vormt nog steeds een goede basis. Door al onze opgedane kennis in de afgelopen maanden is het echter hoog tijd voor een vervolg! Zeker nu we voorlopig nog online blijven (samen)werken. Hier lees je tien nieuwe praktische tips die je helpen om jouw online sessies beter te begeleiden.

Toen we half maart massaal online gingen samenwerken, doken we vanuit Mura Zorgadvies direct in de wereld van het online faciliteren. We hebben inmiddels veel online vergaderingen voorgezeten, bijeenkomsten geleid en zelfs een online mini-training ‘Vol energie in én uit een (online) bijeenkomst’ gegeven. En ging dat altijd goed? Nee! Ook wij drukken wel eens op de verkeerde knopjes, zitten opeens zonder internet (gelukkig wel zelden) of beginnen een verhaal om er na een paar zinnen achter te komen dat onze microfoon uitstaat. Maar: al doende leert men. We hebben onze ervaringen voor jullie verzameld in de onderstaande tien tips voor online sessies. Probeer ze uit, want: alleen door te DOEN word je er beter in!

#1 Be ready, feel ready!  

In de blog van Anneke lazen jullie al over het belang van een goede voorbereiding. We kunnen deze tip niet vaak genoeg herhalen. Zorg voor een goede set-up: een scherm waarop je de deelnemers ziet en één waarop je je presentatie ziet (het scherm dat je deelt). Extra tip: log met je tablet of telefoon ook in als deelnemer, zodat je ook altijd kunt zien wat je deelnemers zien. Uiteraard zorg je voor een goede internetverbinding. Zorg dat je op tijd klaar zit, lekker zit (of staat) met water, koffie of thee bij de hand en zorg dat je alle materialen binnen handbereik hebt. Als je jezelf fijn, comfortabel en goed voorbereid voelt, dan straal je dat ook uit richting de groep.

#2 Bereid je deelnemers goed voor

Bereid je deelnemers voor op je online overleg door ze voorafgaand te informeren. Wij doen dit meestal met een e-mail en/of in de beschrijving bij het vergaderverzoek. Hebben de deelnemers iets nodig tijdens de sessie zoals papier, of moeten ze inloggen op een externe website? Laat het ze vooraf weten. Stuur ze ook duidelijke instructies over hoe ze kunnen participeren in het online overleg inclusief een uitleg over het programma dat je gebruikt. Onze ervaring is dat deelnemers nogal eens (te) laat binnenkomen en dat ze dan een (technisch) probleem hebben. Vraag de deelnemers daarom tien minuten van tevoren in te loggen om te zorgen dat alles goed functioneert (microfoon, beeld). Wanneer ze zijn ingelogd, kun je ze ‘vermaken’ met een puzzeltje (dat je al op je gedeelde scherm open hebt staan). Of laat ze met elkaar praten zoals bij een gewone inloop en/of speel een motiverend muziekje af.

#3 Kies bewust je programma

Persoonlijk werk ik graag met Zoom. In het begin van de coronatijd was Zoom niet goed genoeg beveiligd, waardoor veel (zorg)organisaties er ook nu nog niet mee willen werken. Zoom heeft echter hard gewerkt om deze issues op te lossen. De voordelen van Zoom vind ik dat je:

• Mensen eenvoudig in groepjes (break-outrooms) kunt indelen voor het bespreken van een (sub)item;
• Eenvoudig ‘polls’ kunt toevoegen en actueel kan laten beantwoorden zónder te switchen naar een externe website zoals bijvoorbeeld Mentimeter;
• Alle deelnemers in beeld kunt zien (als je dat wilt, hoeft niet);
• Deelnemers ook op het scherm kunnen ‘tekenen’, wat de mogelijkheid biedt voor het toepassen van diverse leuke werkvormen!

 #4 Doe het niet alleen

Zeker wanneer je voorzitter bent bij een grote digitale groep (meer dan zes personen), is het fijn als je een co-host hebt. Deze co-host is verantwoordelijk voor het in de gaten houden van de chat, het oplossen van technische problemen én jouw ‘rots in de branding’ als je om wat voor reden dan ook vastloopt.

 #5 Onderschat nooit het belang van de kennismaking

We willen dat de deelnemers met elkaar kennis gaan delen en actief deelnemen aan je sessie. Hiervoor is verbinding nodig. Verbinding zorgt voor meer begrip, erkenning en een veiligere situatie. Drie manieren om deelnemers snel online met elkaar kennis te laten maken:

• Laat ze zichtzelf voorstellen in de chat met naam, functie en bedrijf (hoef je dan niet allemaal voor te lezen, maar zien zij het wel). Let op: pas doen als iedereen ‘binnen’ is.
• Is de groep niet te groot (maximaal tien personen)? Geef iedereen even het woord en laat ze antwoord geven op een leuke/positieve vraag (bijvoorbeeld: Wat deed je voor je dit overleg binnenkwam?).
• Je kunt ook een variant doen op ‘petje op, petje af’. Vraag je deelnemers van tevoren om een mondkapje klaar te leggen. Jij stelt vragen, is het antwoord ‘ja’ moeten ze het mondkapje op zetten, is het antwoord ‘nee’, mag het mondkapje weer af.

 #6 Zet camera’s aan

Wat mij betreft, moeten deelnemers hun camera’s aanzetten. Want als voorzitter is het anders echt onmogelijk om te kunnen reageren op wat er in de groep gebeurt. Vraag je deelnemers expliciet om dit te doen, je zult zien: de meesten vinden het geen probleem!

 #7 Geef mensen vaker de beurt

In face-to-face vergaderingen laten we deelnemers veelal reageren wanneer zij hier zelf aan toe zijn, zelden wijzen wij iemand aan om te reageren. Maar omdat veel deelnemers online wat afwachtend zijn (je wilt immers niet door elkaar praten en het is lastiger op lichaamscues te reageren), kan het helpen om deelnemers actief te vragen naar hun mening. Dit zorgt er ook voor dat deelnemers alert blijven gedurende de online vergadering.

#8 Wees alert op afhakers

Meedoen aan een online vergadering, in je eigen huis, op je eigen laptop… afleiding ligt op de loer. Je checkt al snel het binnengekomen mailtje, werkt ondertussen door aan dat belangrijke stuk of beantwoordt een vraag van je net thuisgekomen kind. Dit is niet (altijd) erg, maar als je als voorzitter ziet dat mensen echt ‘uitchecken’, is het goed ze subtiel de beurt te geven (zie tip 7) óf is het blijkbaar de hoogste tijd voor een energizer!

#9 Zorg ook voor een goede afsluiter 

Naast een goede start – zoals de kennismaker – is het belangrijk om ook te zorgen voor een leuke positieve afsluiter. Het laatste wat je doet is namelijk dat wat bij je deelnemers blijft hangen. Vraag je deelnemers om de online vergadering in drie woorden te beschrijven, laat ze elkaar een ‘high five’ geven (handen aan buitenkant scherm) of sluit af met een inspirerende quote!

#10 Blijf jezelf ontwikkelen als digitale voorzitter

Heb je de online mini-training ‘Vol energie in én uit een (online) bijeenkomst’ gemist? Op onze website kun je de PowerPoint presentatie downloaden en de opname terugkijken. En ja, ook hier ging er iets mis, de opname start pas wanneer ik vraag of de deelnemers dit oké vinden (dus jullie missen het begin van de sessie) en ergens valt mijn internet weg. Je ziet, geen reden voor paniek of schaamte. Het gebeurt!

Op donderdag 12 november van 12:00-13:15 uur volgt een verdiepende sessie waarin we de specifieker ingaan op de mogelijkheden van Zoom en waarin we (nog meer) van onze favoriete online werkvormen met je delen. Wil je er bij zijn? Je kunt je hier aanmelden!