Blog: negen tips voor een energieke online meeting
Door Anneke Jansen.
Meer dan ooit nemen wij bij Mura deel aan online meetings of zitten we deze zelf voor. We missen het face-to-face contact met elkaar en met jullie, maar we vinden ook steeds beter onze weg in online teamvergaderingen, inspiratiesessies, netwerkbijeenkomsten, scholingen of projectgroepoverleggen. En we zullen nog een tijdje op deze online manier verder gaan. Onze tips voor een online meeting waaruit iedereen met meer energie vertrekt dan hij of zij begon, lees je hier (in willekeurige volgorde).
1. Hou rekening met verschillen in digitale vaardigheden
Als je verwacht dat je gesprekspartners nog niet al te bekend zijn met de door jou gekozen dienst voor beeldbellen (bijvoorbeeld Zoom, Teams en Skype), plan dan tijd in om hiermee te oefenen en te zorgen dat alles goed werkt. Spreek ook spelregels af: gebruik je de chat? Handje omhoog? Et cetera
2. Wees goed voorbereid
Een goede voorbereiding van je online sessie helpt om een goede meeting neer te zetten. Deze voorbereiding is online nog belangrijker. Denk vooraf goed na over je ‘sessieflow’: zorg dat je weet wat jij komt brengen en dat je weet wat deelnemers willen halen.
3. Check-in
De meeting start en iedereen is online, maar heeft iedereen zijn aandacht erbij? Start de meeting met een check-in en help de deelnemers om mentaal te landen en verbinding met elkaar te maken. Stel een vraag en laat deelnemers deze vraag om beurten beantwoorden. Het beste begin je zelf met het beantwoorden van de vraag. Het is niet de bedoeling dat er gereageerd wordt op wat de ander zegt.
Ter inspiratie een aantal voorbeeldvragen:
– Hoe zit je erbij vandaag?
– Wanneer is de meeting voor jou geslaagd?
– Wat zijn jouw verwachtingen van deze meeting?
– Wat weet niemand van ons van jou?
– Wat wilde je later worden als je groot was?
4. Stimuleer interactie met alle deelnemers
Onze ervaring is dat een interactieve bijeenkomst van ongeveer zes tot acht personen online heel goed te doen is. Maar, voor het voeren van een inhoudelijk gesprek is het maximum aantal deelnemers vier. Nemen meer mensen deel aan de bijeenkomst? Via Zoom is het mogelijk om de groep op te splitsen in subgroepen en in zogenaamde break-out rooms aan een opdracht te laten werken. Een goede afwisseling met plenaire gedeelten. Ook in een grotere groep is het mogelijk om interactie te stimuleren, bijvoorbeeld met behulp van een online brainstormtool zoals Miro, via de chat, via Mentimeter of door (in het geval van Zoom) gebruik te maken van de functie ‘annotated’.
5. Check, check, dubbel check
Het blijft soms akelig stil aan de andere kant van de lijn. Is je boodschap goed overgekomen? Vraag het! Je kunt dit ook doen door gebruik te maken van een online poll. Een laagdrempelige en snelle manier waarmee alle deelnemers hun mening kunnen geven.
6. Zorg voor pauzes
Het is altijd een uitdaging om de aandacht van mensen vast te houden, zeker wanneer een meeting online plaatsvindt. Voorkom dat je gesprekspartners hun aandacht verliezen en las na iedere 45-60 minuten een korte (maximaal vijf minuten) pauze in.
7. Zorg voor energie!
Neem een paar minuten de tijd voor een leuke en kleine opdracht, ook wel ‘energizer’ genoemd. Dit zorgt voor afwisseling, het losmaken van energie en het richten van de aandacht. Wat dacht je van een wave? Samen luchtgitaar spelen? Hints? Of het Grote Zoekspel? Even een paar minuten samen plezier maken en je kan er weer tegen aan!
8. Maak oogcontact
Wij horen vaak dat het echte persoonlijke contact gemist wordt. Oogcontact is hierbij essentieel, ook online. Kijk jij weleens in de camera als je aan het woord bent? Probeer het eens. Grote kans dat je gesprekspartner een positiever gevoel aan de meeting overhoudt en de boodschap beter onthoudt.
9. Evalueer de meeting met elkaar
Een online meeting eindigt vaak abrupt. Er blijven geen mensen napraten en je loopt niet gezamenlijk de vergaderzaal uit. Het is daarom extra waardevol om aan deelnemers te vragen wat zij van de bijeenkomst vonden. Zo voelen de deelnemers zich gehoord en levert het jou mogelijk waardevolle aanknopingspunten op voor een volgende meeting.
Gelukkig is het ook in deze (thuiswerk)tijd goed mogelijk om met elkaar aan de slag te gaan. Zeker met bovenstaande tips in je achterhoofd. Wil je meer tips of kunnen wij je ondersteunen bij het effectiever en leuker maken van jouw online meetings? Neem gerust contact met ons op.