Minder verspilling van medicatie door nieuwe werkwijze bij Spoedpost Huisartsen in Tiel

Duurzamer medicatiebeheer en efficiëntere zorg, dat was de motivatie voor het inrichten van een nieuwe werkwijze bij de Spoedpost Huisartsen Gelders Rivierenland in Tiel. Hoe pakt de spoedpost dat aan?

Hoe ging het eerst?

We zoomen eerst in op de oude situatie. De spoedpost heeft nu vier opslaglocaties voor spoedmedicatie, met ieder dezelfde medicatie. De voorraad wordt tweemaal per week gecontroleerd door een triagist van de spoedpost. Indien nodig bestelt de triagist medicatie om de voorraad weer aan te vullen. Eenmaal per kwartaal controleert de apotheek alle spoedmedicatie op houdbaarheid en vervangt deze zo nodig. Naast de controle op houdbaarheid van de medicatie heeft de apotheek nog een belangrijke rol in het medicatiebeheer op de spoedpost. Zodra er op de post spoedmedicatie is ingezet bij een patiënt, schrijft de huisarts een IMM-recept (In Manu Medici) uit. De apotheek vult deze spoedmedicatie direct aan zodat de voorraad op de post weer compleet is. Maar wat als er geen IMM-recept uitgeschreven wordt?

Het verloopt goed, maar wat kan beter?

Meestal gaat het goed maar het gebeurt soms ook in de hectiek van het moment, dat er geen IMM-recept uitgeschreven wordt voor ingezette spoedmedicatie. Deze gebruikte medicatie staat dan niet op de juiste plek in het dossier en wordt ook niet volgens de standaardprocedure aangevuld in de voorraad. De voorraad wordt hierdoor incompleet.
Het beheer van de voorraad kan ook efficiënter. Uiteraard moeten sommige spoedmedicamenten aanwezig zijn in geval van nood, maar ze blijken in de praktijk niet of nauwelijks gebruikt te worden. En als ze dan op vier verschillende opslaglocaties liggen, is er relatief veel voorraad en is de kans groot dat medicatie over de houdbaarheidsdatum gaat. Zowel het over de datum raken van medicatie als het aanvullen van de spoedmedicatie als er geen IMM-recept uitgeschreven is, komen voor rekening van de spoedpost. Deze kostenpost wil en kan de spoedpost graag voorkomen.

Hoe ziet het nieuwe medicatiebeheer eruit?

In het nieuwe proces zijn drie verbeteringen doorgevoerd:

1. Er is kritisch gekeken naar de huidige spoedmedicatielijst: welke medicatie wordt veel ingezet? En wat is echt noodzakelijk om op voorraad te hebben?
2. Er is gekozen om het aantal opslaglocaties drastisch te verminderen, van vier naar één centrale opslaglocatie. Wel is er is ervoor gezorgd dat de hoogstnoodzakelijke spoedmedicatie in iedere spreekkamer aanwezig blijft (zie infographic).
3. De coördinerend triagist zit dichtbij de nieuwe centrale opslaglocatie. Hierdoor is er meer toezicht op de uitgifte en de coördinerend triagist controleert de medicatievoorraad voortaan  aan het einde van zijn of haar dienst. Door deze manier van werken is er meer toezicht en minder kans dat iemand een IMM-recept vergeet uit te schrijven.

De procedure van en de samenwerking met de apotheek blijven ongewijzigd. Maar door deze wijzigingen is er minder verspilling en verloopt het efficiënter. Triagisten en andere medewerkers van de spoedpost zijn, evenals huisartsen en apotheek, geïnstrueerd over de nieuwe werkwijze. Begin januari 2024 start de werkwijze en na twee maanden volgt een evaluatie.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit proces? Of zou je zelf een verbeteringsslag willen doorvoeren in jouw (eerstelijns) organisatie? Neem contact op met Huub Creemers.