Blog: Mijn tien favoriete werkvormen die je direct kunt toepassen in jouw online meeting!

Door Esmee Boerstal.

“Alle goede dingen bestaan in drieën.” Na een blog met tips voor een energieke online sessie en een blog met tien praktische tips voor de online voorzitter, lees je nu een derde en laatste blog waarin ik onze tien favoriete online werkvormen met je deel. Ik gaf hierover onlangs een online mini-training: ‘ZOOMend een energieke vergadering voorzitten’. Tijdens deze sessie hebben de deelnemers ervaren hoe je diverse online werkvormen toepast in ZOOM.

Het gebruik van werkvormen: juist online een goed idee!

Zoals ik in een eerder blog al aangaf zijn deelnemers in een online setting vaak wat afwachtend; je wilt immers niet door elkaar praten. Daarnaast ligt afleiding (nog) meer op de loer. Door het aanbieden van dezelfde inhoud, op een creatievere of actievere manier krijg je een heel ander (en vaak beter!) resultaat:

• Meer verbinding tussen de deelnemers;
• Meer ontspanning;
• Een alerter brein = meer onthouden;
• Meer out-of-the-box ideeën;
• Deelnemers én voorzitter die achteraf een beter gevoel en meer energie overhouden!

Werkvormen zijn hét middel om je doel te bereiken! Werkvormen zijn op oneindig veel manieren in te zetten. Ze zorgen ervoor dat inhoud op een dynamische en creatieve manier aangeboden wordt, zorgen voor energie of concentratie, of zijn inzetbaar om bijvoorbeeld anders te brainstormen, netwerken, kennismaken enzovoort.

Oef, maar werkvormen gebruiken, is dat niet ingewikkeld online?

Nee hoor, dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste tools, kan alles wat je voorheen fysiek deed (bijvoorbeeld op flip-overs) ook digitaal. Kanttekening hierbij: hoewel vrijwel iedereen in staat is om iets op een post-it te schrijven, hebben veel mensen wat meer moeite (of weerstand?) met de online toepassingen hiervan. In mijn ervaring heb je vaak te maken met verschillen in digitale vaardigheden bij je deelnemers. Je wilt niet dat mensen niet mee kunnen doen omdat ze knopje ‘x’ niet kunnen vinden, maar ook niet dat anderen zich vervelen omdat jij tien minuten bezig bent met uitleggen hoe je de microfoon aan moet zetten. Wat helpt is je deelnemers vooraf instructiefilmpjes toe te sturen en/of met behulp van een huiswerkopdracht al te laten oefenen met het programma dat je gaat gebruiken. Kleine moeite, essentieel voor de flow in de sessie!

Zes energizers zodat iedereen weer bij de les is (én blijft)

Wanneer je beseft dat een gemiddelde volwassene een concentratieboog van 30 tot 45 minuten heeft, realiseer je dan dat je eigenlijk niet kunt verwachten dat je deelnemers anderhalf uur geconcentreerd mee blijven doen in je bijeenkomst. Met de inzet van energizers ‘reset’ je het brein van je deelnemers waardoor ze vol energie en concentratie door kunnen en de uiteindelijke opbrengst van je bijeenkomst veel beter is. Het voelt misschien wat onnatuurlijk, liever besteed je 100 procent van je tijd aan de inhoudelijke vraagstukken. Besef wel dat wanneer je alleen maar met de inhoud bezig blijft voor een langere periode, de concentratie van je deelnemers alleen maar afneemt. Een optelsom is dan snel gemaakt, een energizer kost je veelal maar vijf minuten! Een aantal suggesties voor energizers die ik vaak inzet:

1. Gebruik de poll functie (in Zoom) of lanceer een stelling/vraag in Mentimeter: Een makkelijke manier om je deelnemers bij de les te houden: laat ze actief meedenken met een stelling.
2. Tel tot 20: Deze ijsbreker helpt deelnemers te realiseren dat door elkaar praten in een online setting echt niet werkt. Daarnaast is het een oefening in goed focussen. Geef het team de opdracht om gezamenlijk van 1 tot 20 te tellen. Zodra mensen door elkaar praten, moeten ze weer opnieuw beginnen.
3. Beweging in je lijf = beweging in je brein. Nog een energizer om even in beweging te komen. Geef je deelnemers simpele opdrachten: raak iets warms aan, raak iets dierbaars aan, raak de voordeur aan etc.
4. Emoji – Raad het maar: Deze energizer zorgt ervoor dat de deelnemers hun linker hersenhelft (weer) activeren. Deel een afbeelding van de emoticons en raad met je deelnemers welke films er worden uitgebeeld.
5. Breinbreker: Laat de hersens van je deelnemers eens kraken met een breinbreker. Je vindt ze bijvoorbeeld op deze website.
6. Dansen, zingen of een complete band: Eigenlijk behoeft dit niet veel uitleg, doel is om even met zijn allen van de bureaustoel af te komen. Nodig je deelnemers uit om: lekker met een liedje mee te playbacken, hun luchtgitaar (of ander instrument) er bij te pakken, zet een lekker muziekje op (tip: I want to break free – Queen) en ga even lekker los!

 Vier werkvormen om input uit de groep te verzamelen met ZOOM

1. One-Two-Four-All: Je wilt samen met je deelnemers antwoord krijgen op een bepaalde vraag. Laat hen er eerst individueel over nadenken, vervolgens in tweetallen (breakoutroom), dan in viertalen (nieuwe breakoutroom) en daarna aan de hele groep terugkoppelen. Hiermee creëer je meer betrokkenheid: iedereen moet actief meedoen.
2. Gebruik ‘annotate’: Net als tijdens een fysieke meeting valt of staat het resultaat met het stellen van de goede vraag. Er van uitgaand dat je deze scherp hebt, kun je deze op een Powerpointslide zetten en je deelnemers met ‘annotate’ in ZOOM hun antwoord laten typen.
3. Digitale Fishbowl: Deze techniek heb ik geleerd van Youfacilitate. Het is een techniek om in een grote groep mensen een goed gesprek te voeren en kan bijvoorbeeld worden ingezet om de in de breakoutrooms besproken onderwerpen weer centraal terug te koppelen. Een ‘binnenring’ van ongeveer vier mensen voert samen een gesprek en de rest luistert. Die rest mag wel suggesties en vragen inbrengen via de chat. Van belang is daarbij dubbele vrijheid:
   – de buitenring mag vrijelijk alles vragen of inbrengen;
   – de binnenring mag vrijelijk omgaan met die input (en er dus ook niets mee doen).
   De binnenring gaat echt met elkaar in gesprek. Dus niet om beurten presenteren of praten tegen de host, maar praten met elkaar. Het helpt om een startvraag te hebben.
4. Ranking the idea’s: Stel, je hebt tijdens een brainstorm tal van goede ideeën opgehaald, maar hoe bepaal je vervolgens wat het beste idee is? Zorg ervoor dat je alle ideeën in een tabel hebt staan en deze gedeeld hebt met je deelnemers. Laat hen, via ‘annotate’ in ZOOM een ‘stempel’ geven op het idee dat volgens hen het meest haalbaar of meest vernieuwend is, of welk hen het meeste aanspreekt (net wat je wilt weten).

Heb jij de mini-training ZOOM gemist?

• Je kunt de opname terugkijken en de presentatie downloaden. In de presentatie vind je ook diverse ‘how-to’ instructiefilmpjes waarmee je zelf je ZOOMmeeting kunt inrichten met bijvoorbeeld polls, breakoutrooms en de functie ‘annotate’.
• Ook de presentatie en de opname van de eerste online mini-training ‘Vol energie in én uit een (online) bijeenkomst’, kun je terugvinden op onze website. Hierin leer je meer over waarom je werkvormen zou moeten inzetten en welke verschillende werkvormen er zijn.

Vragen of ideeën?

Heb jij zelf nog goede ideeën of suggesties? Vul ze aan bij de “pay-it-forward” post op LinkedIn.

Of heb je nog vragen over (creatieve) invulling van online meetings? In ZOOM of een andere vergadertool? Adviseur Esmee Boerstal beantwoordt ze met plezier!