Altijd te weinig tijd? Tips om je praktijk te organiseren
Zorgverleners staan onder druk. Of dat nou komt door teveel administratie, personeelskrapte of de toenemende zorgvraag. Toch is er echt iets te doen aan werkstress. We delen graag de lessen van de sprekers van ons congres ‘Tijd voor Zorg? Zorg voor tijd!’ en niet toevallig ín de week van de werkstress. Huisarts Bart Timmers trapt af: hij creëert tijd voor de patiënt, door andere werkzaamheden slim te organiseren en weg te werken.
Tijd over in de huisartsenpraktijk?
Bart Timmers heeft als huisarts nogal wat ballen in de lucht te houden. Hij is naast mede-eigenaar van Groepspraktijk Huisartsen Bergh ook als Huisarts-opleider verbonden aan het Radboudumc, is Regiohuisarts ICT Huisartsenzorg Oude IJssel, onderdeel van het CMIO-netwerk, zit in de redactieraad van ICT&Health en schrijft columns voor PlusGezond. Hoe combineert hij dat allemaal? Gaat dat niet ten koste van zijn tijd voor de patiënt?
Want menig huisarts heeft zijn of haar handen al vol aan de praktijkvoering; telefoontjes, post, overleg met assistentes, recepten, verwijsbrieven, e-consulten, contacten via HaWeb, de Hagro, verzekeraars en ga zo maar door. Je zou bijna vergeten dat de ‘core business’, het zien van patiënten is. Gelukkig heeft Bart een manier gevonden om met de constante stroom aan informatie, vragen, e-mail en administratieve verplichtingen om te gaan. Sterker nog, hij geeft zelf ook trainingen ‘Organiseer je praktijk’. Wat kunnen we van hem leren, samengevat in kernpunten?
Zo organiseer je je praktijk
Maar liefst 40% van de werktijd van huisartsen bestaat uit administratief werk en die wil je zo efficiënt mogelijk doorkomen. Het advies van Bart: verzamelen, verwerken, onderhoud, doen! En: word een leeghoofd! Creëer een tweede brein om alles wat onthouden moet worden, extern op te slaan. Jouw hoofd is namelijk nodig om te werken.
Bart licht toe hoe je de vier stappen doet:
- Verzamelen: Zorg voor een 100% betrouwbaar systeem voor ideeën, de ‘grote vergaarbak’ waarin je alles verzamelt. Je kunt het jezelf makkelijker maken door bijvoorbeeld ideeën in te spreken (of een foto te maken of te typen) met de app Braintoss. Één druk op de knop en het belandt in je inbox.
- Verwerken: Neem overal een beslissing over en zet het op de juiste plaats in je systeem (daar komt ‘ie!) dus verdeel al je ideeën, mail en acties over één van deze zeven bouwstenen: Actielijst, Projecten, Agenda, Ideeën, Wachten op, Archief of Prullenbak! Gebruik een extern brein om je te helpen bij de actielijst zoals je agenda, Mircosoft To Do, Remember the Milk, Todoist. Voor iedereen is er wel een app te vinden die je bevalt en past binnen de rest van je IT-systeem.
- Onderhoud: Neem wekelijks een uur om het systeem te onderhouden. Is alles verwerkt en zit het in één van de zeven categorieën? Denk vooruit over de agenda, actielijst, projecten, wachten op. Bereid je voor op de week die gaat komen. Stel jezelf de vraag hoe het ervoor staat: focus, weerstand, gezondheid, etc. Denk je nu ‘dat is lastig’ of ‘daar heb ik geen tijd voor’? Bedenk dat het je tijd gaat opleveren, echt waar. Je krijgt een gevoel alsof je op vakantie gaat! Alles is overzichtelijk, opgeruimd en afgerond. Je krijgt er rust door in je hoofd. En dan wordt het leuk.
- Doen: En nu nog even ‘doen’. Want hoe ga je dagelijks te werk? Hoe organiseer je het en welke slimme apps kunnen je daarbij helpen? Dat vertelt hij hieronder.
En nu alleen nog even toepassen…
Volgens Bart heb je altijd een keuze in je dagindeling: ben je slachtoffer van de werkdruk die je overspoelt of kapitein die er een sport van maakt op deze woeste golven te varen? De informatiestroom, vragen en gebeurtenissen gaan namelijk altijd door. Een kapitein past in ieder geval de volgende ‘werkprincipes’ toe:
Grip houden op de informatiestroom en wat er nog meer op je af komt:
- Schakel afleidingen uit! Meldingen van mail en appjes uitzetten dus (geen rode bolletjes en tellertjes meer op je scherm)
- Voorkom onderbrekingen
- Werk in aaneengesloten blokken
- Zorg dat je ingevingen en ideeën snel kwijt kunt. Op papier of (Tip!) in een app als Evernote, OneNote of de eerder genoemde Braintoss.
- Neem pauze! Het gaat anders ten koste van je concentratie, de rest van de dag.
Loop je altijd uit? Dan plan je altijd verkeerd! Doe dit:
- Zorg voor bufffers voor spoed en uitloop
- Blokkeer je agenda voor administratief werk en telefoontjes
- Maak afspraken over de momenten waarop je bereikbaar bent
Dit gaat je zeker tijd besparen!
Wachtwoordenkluis
Nooit meer opnieuw je wachtwoorden onthouden en invullen in verschillende systemen en accounts. Het gebruik van een wachtwoordenkluis is efficiënt én veilig. Je slaat de gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord op in de kluis van jouw keuze en bij iedere inlog komt het automatisch tevoorschijn. Voorbeelden van goede apps zijn:
Nog meer tijd besparen met ‘tovertypen’
Textexpander: Handig voor als je regelmatig dezelfde zin opnieuw typt. Je stelt toetscombinaties in, waarmee je zinnen eenvoudig invoegt. Bijvoorbeeld:
Kngb# wordt: ‘knie: geen hydrops, banden en menisci intact, geen aanwijzingen ossaal letsel’
Je kunt het gebruiken in elk programma op de computer: van je internetbrowser tot Word, je mailbox of je documenten.
Tenslotte…
Nog een laatste tip, Bart? “Visualeer die lege inbox iedere dag. Hoe heerlijk! Ik word er in ieder geval elke keer weer blij van. En een stuk rustiger. Dat gun ik iedereen eigenlijk.”
Meer informatie?
Ben jij ook geïnspireerd geraakt om slimmer en efficiënter te gaan werken? Of kun je er nog wel wat (concrete) hulp bij gebruiken? Neem contact op met Esmee Boerstal of Anne-Marie Winkelman.
Lees ook de andere artikelen binnen het thema ‘Tijd voor zorg’: